02-09-2024
Dokumentacja pracownicza a RODO. Co warto wiedzieć?
Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów związanych z zatrudnieniem, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy oraz zarządzania zasobami ludzkimi. Wraz z wejściem w życie przepisów RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), pracodawcy muszą szczególnie dbać o ochronę danych osobowych swoich pracowników. RODO wprowadza szereg wymagań dotyczących przechowywania, przetwarzania i udostępniania dokumentacji pracowniczej, co ma na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych. Obsługą kadrową w Szczecinie zajmuje się Biuro podatkowe Sigma. Przyjrzyjmy się temu bliżej.
Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji
Jednym z kluczowych aspektów zgodności z RODO w kontekście dokumentacji pracowniczej jest jej właściwe przechowywanie i zabezpieczanie. Pracodawcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji w sposób, który uniemożliwia dostęp do niej osobom nieuprawnionym. Oznacza to konieczność stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, takich jak zamykane szafy, systemy kontroli dostępu oraz szyfrowanie danych przechowywanych w formie elektronicznej.
Ważne jest również, aby dokumentacja była przechowywana przez okres wymagany przepisami prawa. Przykładowo, dokumenty związane z zatrudnieniem muszą być przechowywane przez określony czas po zakończeniu stosunku pracy. Pracodawcy powinni również regularnie przeglądać i aktualizować dokumentację, aby zapewnić, że zawiera ona tylko aktualne i niezbędne informacje. Należy unikać przechowywania nadmiarowych danych, które mogą zwiększać ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych.
Przetwarzanie danych osobowych pracowników
RODO nakłada na pracodawców obowiązek przetwarzania danych osobowych pracowników zgodnie z określonymi zasadami. Przede wszystkim, dane mogą być przetwarzane tylko w określonych celach, które są zgodne z prawem pracy i zasadami ochrony danych osobowych. Pracodawcy muszą poinformować pracowników o celach przetwarzania ich danych, podstawach prawnych oraz okresie ich przechowywania. Informacje te powinny być przekazane w sposób jasny i zrozumiały.