Data wystawienia faktury a data sprzedaży – jak je odróżnić?
Faktura może zawierać dwie różne daty: datę wystawienia oraz datę sprzedaży. Często się pokrywają, ale nie jest to regułą. To, która data jest która, ma znaczenie przy rozliczeniu VAT i podatku dochodowego.
Data sprzedaży a data wystawienia
Data sprzedaży to dzień dostawy towaru albo wykonania usługi. Data wystawienia to dzień utworzenia faktury. Jeśli obie daty są takie same, datę sprzedaży można na fakturze pominąć.
Termin na wystawienie faktury
Co do zasady fakturę wystawia się najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Na przykład przy sprzedaży z 20 listopada termin mija 15 grudnia.
Od tej zasady są wyjątki. Najczęściej spotykane to:
- zaliczka – faktura do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę,
- usługi budowlane – faktura do 30. dnia od wykonania usługi,
- media, najem, usługi telekomunikacyjne oraz stała obsługa prawna i biurowa – faktura najpóźniej z upływem terminu płatności.
Faktury nie można wystawić wcześniej niż 60 dni przed sprzedażą lub otrzymaniem zapłaty. Limit nie obowiązuje między innymi przy fakturach za media lub najem, które wskazują okres rozliczeniowy.
Data a obowiązek podatkowy w VAT
Obowiązek podatkowy w VAT co do zasady powstaje w dniu dostawy lub wykonania usługi, niezależnie od daty wystawienia faktury. Przy zaliczce powstaje w dniu jej otrzymania, w odniesieniu do otrzymanej kwoty. W przypadku mediów czy najmu obowiązek powstaje co do zasady z chwilą wystawienia faktury.
Kiedy powstaje przychód w PIT?
W podatku dochodowym przychód powstaje w dniu wydania towaru lub wykonania usługi. Gdy wcześniej wystawiono fakturę lub otrzymano zapłatę, przychód powstaje w tym wcześniejszym dniu. Przy usługach rozliczanych w okresach rozliczeniowych przychód powstaje w ostatnim dniu takiego okresu.
Data wystawienia w KSeF
Przy fakturach wystawianych w KSeF datą wystawienia jest co do zasady dzień przesłania faktury do systemu. Datę sprzedaży podaje się w niej tak jak dotąd, gdy różni się od daty wystawienia.
W skrócie
- Data sprzedaży to dzień dostawy lub wykonania usługi, a data wystawienia to dzień utworzenia faktury.
- Fakturę wystawia się co do zasady do 15. dnia miesiąca po miesiącu sprzedaży.
- Najwcześniej można ją wystawić 60 dni przed sprzedażą lub otrzymaniem zapłaty.
- Obowiązek w VAT i przychód w PIT zależą przede wszystkim od daty sprzedaży.
Potrzebujesz pomocy z terminami wystawiania faktur? Zadzwoń do Biura Rachunkowego SIGMA. Pomożemy sprawdzić, jak rozliczyć sprzedaż w Twojej firmie.
Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i opisuje przepisy obowiązujące w październiku 2026 r. Nie stanowi porady w konkretnej sprawie.