Limit płatności gotówkowych w firmie – ile można zapłacić w gotówce?

Gotówką możesz zapłacić innej firmie – albo przyjąć od niej zapłatę – tylko wtedy, gdy wartość całej transakcji nie przekracza 15 000 zł brutto. Powyżej tej kwoty pieniądze muszą przejść przez rachunek płatniczy – w przeciwnym razie wydatek nie będzie kosztem podatkowym. W sprzedaży klientom prywatnym ogólnego limitu gotówki polskie prawo dziś nie przewiduje.

Kiedy obowiązuje limit 15 000 zł

Zasadę wprowadza art. 19 Prawa przedsiębiorców. Rachunek płatniczy to w praktyce konto w banku lub SKOK-u, z którego płacisz przelewem, kartą albo BLIK-iem. Limit nie odnosi się do pojedynczej raty ani faktury, tylko do całej transakcji wynikającej z umowy. Kilka odrębnych zakupów u tego samego dostawcy ocenia się osobno – chyba że w rzeczywistości to jedna umowa sztucznie rozbita na mniejsze faktury.

Przykład: wynajmujesz od innej firmy maszynę na 10 miesięcy za 1800 zł brutto miesięcznie. Wartość umowy to 18 000 zł, więc już pierwszą ratę płacisz przez rachunek, choć sama jest niewielka. Liczy się to, że łączną wartość umowy znasz już przy pierwszej płatności. W skrócie obowiązują takie zasady:

Drugą stroną transakcji jest przedsiębiorca, a nie konsument.
Jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto, bez względu na to, w ilu ratach płacisz.
Kwotę w walucie obcej przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem transakcji.
Obowiązek dotyczy obu stron – zarówno płacącego, jak i przyjmującego zapłatę.

Co grozi za zapłatę gotówką powyżej limitu

Prawo przedsiębiorców nie przewiduje za to osobnej kary. Skutek jest podatkowy i dotyka płacącego: zgodnie z art. 22p ustawy o PIT i art. 15d ustawy o CIT nie zaliczasz do kosztów tej części wydatku, którą zapłacono z pominięciem rachunku płatniczego. Jeśli koszt był już ujęty, w miesiącu zapłaty zmniejszasz koszty, a gdy to niemożliwe – zwiększasz przychody. Zasady te stosuje się odpowiednio także przy zakupie środków trwałych.

Przykład: kupujesz towar za 13 000 zł netto plus 2990 zł VAT, czyli 15 990 zł brutto, i płacisz gotówką. Limit liczy się od kwoty brutto, więc został przekroczony. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, czyli odliczasz VAT z faktur zakupowych, nie zaliczysz do kosztów 13 000 zł i o tyle wzrośnie Twój dochód. Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, tracisz koszt całych 15 990 zł. Na ryczałcie kosztów się nie rozlicza, ale obowiązek płatności przez rachunek i tak obowiązuje.

Przelew na konto spoza białej listy

Przelew też nie zawsze wystarczy. Jeśli transakcja przekracza 15 000 zł, a sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, sprawdź w dniu zlecenia przelewu, czy numer konta z faktury widnieje w wykazie podatników VAT, czyli na tzw. białej liście. Wykaz można bezpłatnie sprawdzić w wyszukiwarce udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Zapłata na rachunek spoza wykazu oznacza utratę kosztu, tak jak przy gotówce, a do tego solidarną odpowiedzialność za zaległy VAT sprzedawcy w części przypadającej na tę transakcję.

Obu skutków unikniesz, jeśli w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu złożysz do swojego urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-NR, czyli informację o zapłacie na rachunek spoza wykazu, albo zapłacisz w mechanizmie podzielonej płatności, w którym kwota VAT trafia na osobny rachunek VAT sprzedawcy. Ten mechanizm jest obowiązkowy, gdy faktura powyżej 15 000 zł brutto dotyczy towarów lub usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT – wtedy gotówka w ogóle nie wchodzi w grę, a zapłata z pominięciem tego mechanizmu też oznacza utratę kosztu.

Klienci prywatni i gotówka z własnego konta

Przy sprzedaży konsumentom polskie prawo nie wyznacza dziś ogólnego limitu gotówki. Firma, która musi używać kasy fiskalnej, ma natomiast obowiązek umożliwić klientowi także płatność kartą lub innym instrumentem płatniczym. Zapowiadane wcześniej obniżenie limitu między firmami do 8000 zł i limit 20 000 zł dla konsumentów uchylono w 2023 r., zanim weszły w życie. Od 10 lipca 2027 r. zacznie jednak obowiązywać unijny limit 10 000 euro na płatności gotówką za towary i usługi, obejmujący także klientów prywatnych.

Limit nie dotyczy przesuwania własnych pieniędzy. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę, możesz wpłacać na konto utarg od klientów albo wypłacać gotówkę na cele prywatne – to nie są płatności między przedsiębiorcami. Gdy jednak wypłacasz gotówkę, żeby zapłacić nią dostawcy za transakcję powyżej limitu, naruszasz zasadę. Organy podatkowe zwykle nie uznają też za płatność przez rachunek wpłaty gotówki na konto kontrahenta. Bank może z kolei zapytać o źródło większej gotówki – wynika to z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

Praktyczne zasady na co dzień

Najprościej przyjąć, że każdą większą płatność wobec innej firmy wykonujesz z konta – także wtedy, gdy nie masz pewności, czy limit zostanie przekroczony. Oszczędzasz sobie w ten sposób sporów o to, czy dana umowa to jedna transakcja, czy kilka, i od razu masz dowód zapłaty. Przed zapłatą warto przejść krótką listę kontrolną:

Sprawdź wartość całej umowy brutto, a nie tylko bieżącej raty czy faktury.
Powyżej 15 000 zł płać z rachunku – przelewem, kartą lub BLIK-iem – a nie gotówką ani wpłatą na konto kontrahenta.
W dniu przelewu sprawdź konto sprzedawcy na białej liście; jeśli go tam nie ma, w ciągu 7 dni złóż ZAW-NR.
Fakturę z dopiskiem „mechanizm podzielonej płatności” opłać w tym mechanizmie.
Potwierdzenia przelewów przechowuj razem z fakturami.

W skrócie

Z inną firmą płacisz gotówką tylko do 15 000 zł brutto – liczy się wartość całej transakcji.
Zapłata gotówką powyżej limitu oznacza, że wydatek nie będzie kosztem podatkowym.
Przelew powyżej limitu kieruj na konto z białej listy albo złóż ZAW-NR w ciągu 7 dni.
Dla klientów prywatnych limitu dziś nie ma; unijny limit 10 000 euro ruszy 10 lipca 2027 r.

Masz wątpliwości, czy konkretna płatność mieści się w limicie albo jak poprawić rozliczenie po zapłacie gotówką? Zapytaj w Biurze Rachunkowym SIGMA – omówimy Twoją sytuację.

Podstawa prawna: art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców; art. 22p ustawy o PIT; art. 15d ustawy o CIT; art. 117ba Ordynacji podatkowej.

Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.

← Wszystkie wpisy