Gotówka w firmie wciąż żyje i ma się całkiem dobrze. Przedsiębiorcy płacą nią za towary, usługi, zaliczki, naprawy czy szybkie zakupy „na już”. Problem zaczyna się wtedy, gdy kwota robi się większa, a ktoś mówi: „Spokojnie, zapłacę gotówką, będzie szybciej”.
No właśnie — nie zawsze będzie dobrze. W 2026 roku limit płatności gotówką między przedsiębiorcami wynosi 15 000 zł brutto. Jeżeli jednorazowa wartość transakcji przekracza tę kwotę, zapłata powinna przejść przez rachunek płatniczy, czyli najczęściej przelewem bankowym.
Limit dotyczy transakcji, a nie jednej faktury
To bardzo ważne, bo wielu przedsiębiorców myśli, że wystarczy podzielić płatność na kilka części i problem znika. Niestety, tak to nie działa. Limit 15 000 zł odnosi się do jednorazowej wartości transakcji, bez względu na to, ile faktur, rat albo płatności z niej wynika.
Przykład? Kupujesz towar od kontrahenta za 18 000 zł brutto. Nawet jeśli umówicie się, że zapłacisz trzy razy po 6 000 zł, nadal jest to jedna transakcja przekraczająca limit. W takiej sytuacji płatność powinna zostać dokonana bezgotówkowo.
Wskazówka eksperta: nie patrz tylko na kwotę jednej faktury. Patrz na całą umowę albo całe zamówienie. To właśnie tam najczęściej kryje się pułapka.
Limit działa tylko między przedsiębiorcami
Limit płatności gotówką dotyczy sytuacji, w której obiema stronami transakcji są przedsiębiorcy. Czyli firma płaci firmie. Jeżeli przedsiębiorca sprzedaje coś osobie prywatnej, ten limit co do zasady nie działa w taki sam sposób.
Oznacza to, że jeśli klient indywidualny kupuje coś od firmy, przepisy o limicie 15 000 zł między przedsiębiorcami nie są tym samym przypadkiem. Ale jeśli jedna firma kupuje od drugiej firmy sprzęt, usługę, towar czy samochód i wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto, gotówka zaczyna robić się problemem.
Co jeśli zapłacisz gotówką powyżej limitu?
Największy problem nie polega tylko na tym, że „naruszasz przepis”. Dla przedsiębiorcy najbardziej bolesny jest skutek podatkowy. Wydatek opłacony gotówką powyżej limitu może nie zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.
Mówiąc prościej: kupujesz coś firmowo, masz fakturę, towar jest potrzebny w działalności, ale płacisz gotówką mimo przekroczenia limitu. I wtedy urząd może powiedzieć: kosztu podatkowego nie ma, bo płatność powinna iść przez rachunek płatniczy.
To szczególnie ważne przy większych zakupach: sprzęcie, maszynach, usługach budowlanych, samochodach, zatowarowaniu czy dłuższych umowach z kontrahentami.
A co z płatnościami w walucie obcej?
Jeżeli transakcja jest w euro, dolarach albo innej walucie, limit nadal trzeba sprawdzić. Kwotę przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Tutaj również nie warto działać „na oko”. Przy większych kwotach różnice kursowe mogą zdecydować, czy transakcja mieści się jeszcze w limicie, czy już go przekracza.
Najczęstszy błąd: dzielenie płatności
Najbardziej klasyczny błąd wygląda tak: faktura albo umowa jest na 20 000 zł, więc przedsiębiorca płaci część gotówką, część przelewem albo rozbija płatność na kilka mniejszych kwot. Niestety, jeśli cała transakcja przekracza 15 000 zł brutto, takie kombinowanie nie rozwiązuje problemu.
Księgowość patrzy na wartość całej transakcji, a nie na to, jak sprytnie została podzielona płatność. Jeżeli limit został przekroczony, bezpiecznym rozwiązaniem jest płatność przez rachunek bankowy.
Podsumowanie
W 2026 roku limit płatności gotówką między przedsiębiorcami wynosi 15 000 zł brutto. Jeżeli jednorazowa wartość transakcji przekracza tę kwotę, płatność powinna zostać dokonana bezgotówkowo. Limit dotyczy całej transakcji, a nie pojedynczej raty, faktury czy części zapłaty.
Werdykt eksperta? Przy większych zakupach firmowych nie ryzykuj gotówki. Faktura może być poprawna, zakup może być potrzebny, ale zła forma płatności potrafi zepsuć całe rozliczenie. Powyżej 15 000 zł brutto najbezpieczniej płacić przelewem i mieć czysty ślad w dokumentach.
Potrzebujesz pomocy w ocenie, czy dana płatność powinna iść gotówką czy przelewem? Lepiej sprawdzić to przed zapłatą niż później usuwać wydatek z kosztów.
